Vuit trucs de Workspace per a un any 2023 més productiu

Un dispositiu amb el Gmail activat
Un dispositiu amb el Gmail activat (Unsplash)

Durant la major part d’aquest any passat, el treball híbrid s’ha convertit en la norma. I, la veritat, no ha estat una transició fàcil. Alternar entre diferents contextos, entorns i eines de treball pot ser tot un repte. La solució: fer que la tecnologia treballi per a tu de la millor manera possible. Així que, ara que fa unes setmanes que hem dit adéu a un 2022 complex, et convidem a provar aquestes vuit funcions de Google Workspace per a gestionar millor el teu temps i la teva productivitat durant tot l’any acabat d’estrenar.

1. Canvia la manera en què empres el teu temps
Tens una agenda atapeïda? Utilitza la categorització per colors del Calendari de Google per a entendre millor l’ús que fas del teu temps. Assigna a cada esdeveniment una etiqueta de color i Time Insights et donarà una idea del temps que dediques, per exemple, a reunions estratègiques o de personal. D’aquesta manera, podràs gestionar millor el temps que dediques a cada tipus d’esdeveniment i estaràs en millor situació per a complir els teus objectius.

2. Defineix el teu horari de treball i la teva ubicació
En els entorns híbrids, és molt fàcil continuar treballant a deshores. Una manera de portar un control és definir el teu horari en el Calendari de Google. Quan algú intenti programar una reunió fora del teu horari de treball —diguem de 9 a 17 h—, rebrà una notificació.

També pots definir la teva ubicació de treball, perquè “anar a treballar” no significa sempre estar físicament a l’oficina. Si configures quan estaràs a l’oficina, als teus companys d’equip els resultarà més fàcil programar reunions presencials amb tu, per exemple.

3. Assigna franges de temps perquè altres programin reunions amb tu
És possible bloquejar finestres de temps perquè els teus companys de treball programin reunions amb tu, mitjançant la funció “Appointment slots” del Calendari. Funciona de manera similar a les configuracions d’una notificació de “Fora de l’oficina”: només has de crear un nou esdeveniment i seleccionar l’opció “Franja horària per a cites”; amb això indiques que, en aquesta franja, estàs disponible per a qui necessiti reunir-se amb tu.

També pots crear una versió web del teu calendari, que pots compartir amb altres persones, perquè els resulti més senzill organitzar reunions amb tu. Una altra possibilitat és utilitzar la funció de configuració de cites, que et permet compartir la teva disponibilitat amb persones externes a través d’una pàgina de reserves. D’aquesta manera, evitaràs tots aquests missatges creuats fins a donar amb un moment en el qual reunir-se.

4. Consulta les teves tasques amb més claredat
Activa la funció “Tasques” en el Calendari per a tenir sempre a la vista la teva llista de tasques pendents. Aquesta funció et permet portar un seguiment de les teves tasques endarrerides i personalitzar la programació recurrent directament des del Calendari. Amb aquesta funció, et resultarà més fàcil seguir de prop les teves tasques cada dia i completar-les, i tindràs la seguretat que totes les teves responsabilitats estan al dia.

5. Filtra el correu electrònic per a centrar-te en el més important
Et passa que obres el correu a primera hora del matí, et trobes amb 175 missatges i comences a hiperventilar? Recupera el control establint regles a Gmail per a redirigir els missatges segons arriben a la teva safata d’entrada. Per exemple, reps moltes newsletters? Configura un filtre amb la condició “Has the words:unsubscribe”. Aquests missatges deixaran de distreure’t, però podràs buscar-los quan tinguis una estona.

O bé configura un filtre que marqui amb una estrella els missatges del teu superior immediat, per a atendre’ls de manera prioritària al principi de la teva jornada.

6. Escriu els teus correus electrònics més de pressa
Si al llarg del dia escrius dotzenes de missatges, qualsevol cosa que t’ajudi a redactar-los més de pressa et serà de gran ajuda. Ara, Gmail et permet redactar missatges més ràpidament amb Smart Compose (o redacció intel·ligent en espanyol) i Smart Reply, dues funcions que et suggereixen text per a completar les teves frases i t’estalvien temps teclejant.

No arribes a llegir tots els teus missatges? Llavors, utilitza les accions per a processar missatges sense obrir-los de Gmail. Et permeten, per exemple, eliminar missatges de la teva safata d’entrada o posposar-los; en aquest últim cas, el missatge et torna més tard com un correu no llegit, en el moment que tu triïs.

7. Posa’t al dia de les reunions
Perquè veritablement tinguis flexibilitat, necessites una manera de posar-te al dia d’allò que s’ha dit en una reunió. Ara, Google Meet et permet veure l’enregistrament d’una reunió si, per exemple, no hi has pogut assistir perquè estaves de viatge o en un altre fus horari.

Una altra eina a la teva disposició són les transcripcions automàtiques de les reunions, que es generen en un document una transcripció completa d’una reunió a Meet. Ideals per a assabentar-te de l’essencial sense veure el vídeo complet!

8. Col·labora en línia de manera més eficaç
Quan vulguis crear un nou document per a iniciar un projecte, només has d’escriure doc.new en el teu navegador, o “@” en un document per a generar una llista de persones i continguts recomanats, com a reunions o documents i arxius relacionats.

Des d’ara, els usuaris també poden crear documents amb un alt grau de personalització i organització. Tenen a la seva disposició una sèrie de plantilles de taules, que els permeten inserir ràpidament blocs de construcció per a elements comuns del flux de treball; per exemple, una fulla de control dels continguts d’un llançament, actius d’un projecte, una fulla de revisió o el full de ruta del producte.


Per Tecnonews

TOTES LES NOTÍCIES