La ministra de Funció Pública i Reforma de l’Administració, Eva Descarrega, ha presentat aquest matí el Model de Gestió de l’Expedient i del Document Electrònic del Govern (MGEDE). Es tracta d’un nou projecte en el marc del conjunt d’accions que l’executiu està posant en marxa pel que fa a la reforma de l’Administració i en concret l’Administració electrònica, amb l’objectiu de millorar tant el servei cap al ciutadà com la gestió administrativa interna, i d’establir una estratègia única i corporativa de gestió de l’expedient electrònic.
Eva Descarrega ha destacat que el MGEDE neix del treball transversal coordinat pel secretari general de Govern, Jordi Casadevall, i que compta amb la implicació de l’Àrea d’Arxius i Documents pel tot el referent a la gestió documental, i del Departament de Sistemes Informàtics, pel que fa a la implementació del programari adaptat a les necessitats d’aquests expedients i documents electrònics. La ministra també ha ressaltat que la reforma de l’Administració busca la sostenibilitat així com la millora de la qualitat tant per a la pròpia Administració com pels ciutadans en general. La política de gestió de l’expedient i del document electrònic del Govern se suma a les accions encaminades a assolir tots aquests objectius.
La presentació també ha comptat amb la participació de la cap de l’Àrea d’Arxius i Documents, Susanna Vela, que ha explicat que l’ús dels mitjans electrònics amb la relació amb el ciutadà busquen la facilitat i comoditat màxima, però que quan es tracta de l’ús intern de les TIC, cal tenir en compte altres aspectes, que són tant o més importants com són: la seguretat jurídica, l’eficiència, l’estalvi, la garantia de conservació, l’automatització i fins i tot la interoperabilitat. En aquest sentit, Vela ha exposat que el MGEDE és un dels elements més sensibles de tractament per diversos motius: documents que deixen de tenir validesa jurídica, documents que no són interoperables, documents que no es poden gestionar o tenen un cost molt alt, documents que deixen de ser accessibles, i el MGEDE presentat avui vol donar resposta a aquests problemes que es plantejats.
El Govern ja fa temps que treballa en aquesta línia i el 2015 ja va aprovar el Pla director de preservació dels objectes digitals d’Andorra. L’abast d’actuació és tota la documentació que generi el Govern al llarg de tot el cicle de vida del document, és a dir, des de la seva generació, captura o incorporació al Sistema de gestió documental, fins a la seva disposició final, fins a la seva eliminació o conservació permanent.
Les directrius d’aquest del MGEDE són 3: establir els principis estratègics en la gestió del document electrònic; caracterització dels principals processos relacionats amb la gestió de documents electrònics (expedient, processos, metadades, consulta, conservació, transferència i eliminació, digitalització, etc.); i l’atribució de responsabilitats als diferents òrgans i membres del Govern per a la implantació i el desenvolupament del model.
Per a la seva implementació se segueix el marc normatiu en vigència actualment al Principat, així com els estàndards internacionals. També cal definir el cicle de vida del document i expedient electrònic, així com el model tecnològic. En aquest sentit, Susanna Vela ha posat de relleu que el model tecnològic, a diferència dels documents en paper, disciplina la manera de treballar.
Està previst que en el futur s’hagin d’aprovar nova normativa complementària que concernirà a la digitalització, la seguretat, l’organització, i la preservació dels documents. Es crearan també dues comissions de seguiment: una directiva i l’altra de treball.
Les primeres etapes d’implantació del MGEDE se centren en 2 programaris informàtics: la plataforma de gestió documental i d’expedients electrònics (Opentext®) per tal de realitzar la correcta gestió documental d’acord al MGEDE, aplicable a tots els documents; i els treballs per desplegar i implantar aquest gestor amb els procediments administratius al sistema extern de Turisme, i a l’Àrea d’Arxius i Documents
